Riunione sottogruppo GASrage del 22/01/11

Dopo la riunione di stamattina volevo condividere con tutti le conclusioni.

• “Chi ha le chiavi della sede” – troverete l’elenco degli ingasati muniti di chiave appeso alla porta del retro-bottega della sede. Questo serve a chi apre per sapere quali spese rimangono in sede oltre l’orario di apertura. Per chi invece voglia saperlo per accordi diversi (poter avere le chiavi per aprire per una consegna extra o per un ritiro fuori orario eccezionale) possiamo scrivere nel censimento “chiavi sede” vicino al n.tel.
• “Che fare con le spese che restano fuori orario” – Quando ci si accorge di aver fatto la spesa e non poterla ritirare, è necessario con qualche altro ingasato che ritiri al proprio posto o che presti le chiavi per andare a prendere la spesa fuori orario. In questo secondo caso BISOGNA AVVERTIRE CHI E’ DI “TURNO APERTURA” PRIMA DELLE 12:30, così saprà cosa fare della spesa rimasta incustodita. Se restano spese deperibili incustodite delle quali non si sa che fare potrebbe esserne decisa la spartizione fra i presenti onde evitarne “il decesso”. In quel caso le spese non ritirate sarebbero comunque addebitate a chi le ha ordinate, quindi abbiate cura di avvisare sempre entro le 12:30 se non potete ritirare. Chi è al turno di apertura, al suo rientro a casa, invierà una mail riepilogando ciò che è rimasto sul retro. “Che fare con le spese non deperibili che vanno smarrite” – Talvolta può succedere che una spesa non deperibile resti nel retrobottega per alcune settimane di seguito senza essere ritirata. Il più delle volte non è un problema, ma è successo 2 o 3 volte che al momento di venirle a ritirare, i proprietari non le hanno più trovate (del tutto o in parte) e non si è capito che fine avessero fatto. Questa situazione è difficile per tutti. Il referente non può fare reclami al fornitore (per merce guasta o mancante) dopo un certo tempo dall’avvenuta consegna e dopo lungo tempo è fatica risalire a chi ha fatto l’errore (scambio di spese, quantità consegnate diverse da quelle ordinate, ecc.) e quindi si è costretti a pagare una merce che non si è ricevuta. Perciò SAREBBE MEGLIO CHE ANCHE PER LA MERCE NON DEPERIBILE IL RITIRO AVVENISSE ENTRO E NON OLTRE UNA SETTIMANA DALLA CONSEGNA.
• “A chi chiedere informazioni sugli ordini” – C’è un elenco referenti e sottoreferenti nello stesso documento google del censimento. Quando ci sono dubbi e domande relative a un certo ordine la cosa migliore è contattare sempre il referente che è la persona informata in merito.
• “Ridistribuzione referenze” – se qualcuno che non è referente volesse provare questa eperienza e alleggerire il compito a quei referenti che seguono più di un fornitore, o vogliono abbandonare la loro referenza, li contatti e si accordi con loro direttamente per un passaggio di consegne. Se vuole seguire una referenza vacante o proporne una nuova lo proponga come argomento per una plenaria.
• “Banane si/no” – il voto della maggioranza è stato no. Mi sto informando su come comportarci per non ordinarle più. Vi farò sapere.
• “Varie ed eventuali” – I NUOVI saranno d’ora in avanti accolti dai presenti al ritiro delle spese del sabato mattina; SPESE GESTIONE CASSA si sono rese necessarie perché il cassiere ha dovuto aprire un conto apposito. Le divideremo come già facciamo con l’affitto.

Se qualcuno di altri sottogruppi vuole intervenire alla discussione per darci idee per migliorare la nostra gestione, vuole copiare da noi qualche idea, o vuole condividere problematiche comuni in cerca di soluzione, sia il benvenuto.